Отделы кадров часто погрязли в горе административных задач — от обработки заработной платы и оформления льгот до составления отчетов по соблюдению нормативных требований. Эти повторяющиеся, отнимающие много времени действия оставляют мало места для стратегических инициатив, способствующих росту организации. Хорошая новость заключается в том, что современная информационная система управления персоналом (HRIS) может автоматизировать и оптимизировать эти задачи, высвобождая часы каждую неделю. В этой статье мы рассмотрим лучшие функции HRIS, которые обеспечивают значительную экономию времени для специалистов по кадрам.
1. Автоматизированная обработка заработной платы
Расчет заработной платы — одна из самых трудоемких функций отдела кадров, но автоматизация может значительно сократить эти затраты. Система управления персоналом (HRIS) интегрируется с системами учета рабочего времени и посещаемости, автоматически рассчитывая заработную плату, налоги и вычеты, исключая ручной ввод данных и уменьшая количество ошибок. Запланированные расчеты заработной платы со встроенной проверкой ошибок и обновлениями в соответствии с требованиями законодательства обеспечивают точность и своевременность. Кроме того, порталы самообслуживания позволяют сотрудникам просматривать расчетные листы и управлять налоговыми формами, сокращая количество запросов в отдел кадров и освобождая персонал для выполнения более важных задач.
2. Портал самообслуживания для сотрудников
Портал самообслуживания для сотрудников (ESS) позволяет работникам обновлять личную информацию, запрашивать отгулы и получать доступ к документам без вмешательства отдела кадров. Автоматизация рутинных запросов и согласований значительно снижает нагрузку на отдел кадров. Настраиваемые панели управления предоставляют сотрудникам быстрый доступ к данным о заработной плате, льготах и производительности, что еще больше уменьшает количество запросов, обрабатываемых отделом кадров. В результате повышается эффективность работы отдела кадров и вовлеченность персонала.
3. Учет рабочего времени и посещаемости
Ручной учет рабочего времени чреват ошибками и отнимает много времени. Модули учета рабочего времени в системах управления персоналом (HRIS) автоматизируют сбор данных с помощью биометрии, веб-приложений или мобильных приложений, обеспечивая точность записей. Интеграция с системой расчета заработной платы исключает ручной ввод данных и ошибки, а возможность отслеживания посещаемости, сверхурочных и отпусков в режиме реального времени позволяет отделу кадров заблаговременно решать кадровые вопросы. Эта автоматизация экономит бесчисленное количество часов, которые ранее тратились на сверку табелей учета рабочего времени и ввод данных.
4. Администрирование льгот
Управление льготами — сложная задача, но HRIS упрощает её благодаря оптимизированным процессам регистрации, автоматизированным проверкам соответствия требованиям и подключению к страховым компаниям. Самостоятельный выбор и изменение льгот сотрудниками снижает административную нагрузку на отдел кадров. Автоматизированное администрирование COBRA и обновление данных в соответствии с требованиями законодательства гарантируют соблюдение всех юридических требований без ручного контроля. Автоматизация этих процессов позволяет отделам кадров экономить время во время периода открытой регистрации и в течение всего года.
5. Автоматизация процессов приема и увольнения сотрудников
Процессы приема и увольнения сотрудников включают в себя множество задач, но система HRIS автоматизирует рабочие процессы для новых сотрудников — сбор документов, электронные подписи и распределение задач — гарантируя, что ничего не будет упущено. Интеграция с системами расчета заработной платы и ИТ-инфраструктурой обеспечивает беспроблемную настройку, а контрольные списки для увольнения гарантируют соблюдение нормативных требований и поиск необходимых активов. Эта автоматизация не только экономит время, но и улучшает опыт сотрудников, а также снижает риски, связанные с соблюдением нормативных требований.
6. Управление производительностью
Управление эффективностью можно оптимизировать с помощью функций HRIS, которые автоматизируют постановку целей и отслеживание прогресса с помощью напоминаний и обновлений. Обратная связь «360 градусов» и циклы оценки с настраиваемыми шаблонами сокращают административные затраты. Аналитика выявляет лучших сотрудников и потребности в обучении, что позволяет принимать решения на основе данных. Автоматизируя эти процессы, HR-команды экономят время на циклах оценки и получают ценные сведения для повышения эффективности работы персонала.
7. Отчетность и аналитика
Создание отчетов вручную осталось в прошлом. HRIS предоставляет готовые отчеты по вопросам соответствия требованиям, текучести кадров и разнообразия, а также конструктор пользовательских отчетов с функцией перетаскивания. Панели мониторинга в режиме реального времени позволяют принимать решения на основе данных без необходимости трудоемкого сбора информации. HR-команды могут быстро получать доступ к необходимой информации, экономя часы каждую неделю.
8. Соответствие требованиям и безопасность
Соблюдение трудового законодательства и нормативных актов имеет решающее значение, но отнимает много времени. HRIS-система автоматизирует обновление трудового законодательства и нормативных актов, обеспечивает безопасное хранение данных с помощью доступа на основе ролей и журналов аудита, а также предоставляет отчеты о соответствии требованиям для аудитов и подачи документов в государственные органы. Эта автоматизация снижает риск несоблюдения требований и избавляет HR-специалистов от необходимости вручную отслеживать изменения в законодательстве.
Заключение
В совокупности эти функции HRIS могут экономить HR-командам часы каждую неделю за счет автоматизации повторяющихся задач, сокращения ошибок и предоставления сотрудникам возможностей самообслуживания. При оценке HRIS учитывайте эти функции, чтобы максимизировать эффективность и освободить вашу команду для сосредоточения на стратегических инициативах. Оцените ваши текущие процессы и рассмотрите возможность перехода на современную HRIS, чтобы добиться значительной экономии времени и повысить общую эффективность HR-деятельности.